Centro de ayuda Expenses, Resuelve tus dudas aquí.
Uso de Sistema
Puedes capturar facturas nacionales y extranjeras, anticipos, viáticos, reembolsos y comprobantes de pago, todo desde un mismo sistema.
Facturas en XML y PDF
Imágenes de tickets o comprobantes (JPG, PNG)
PDFs adicionales como contratos, recibos o cartas
Archivos de respaldo contable o administrativo
Todos los archivos quedan asociados a cada gasto, viático, anticipo o reembolso con acceso seguro y ordenado.
Sí. Expenses está diseñado para funcionar perfectamente desde cualquier dispositivo móvil. Puedes acceder al sistema desde tu celular o tablet, sin necesidad de instalar una app.
Esto te permite:
Revisar y autorizar facturas, gastos, viáticos o anticipos en cualquier momento
Consultar documentos adjuntos como XML, PDF o imágenes
Ver el historial de movimientos y tomar decisiones rápidas
Todo de forma segura, rápida y con una interfaz optimizada.
Sí. Expenses te permite generar archivos con la información detallada de pagos a realizar, ya sea por concepto de facturas, reembolsos, viáticos o anticipos.
Puedes:
Exportar los datos en formatos (como Excel o TXT estructurado)
Esto facilita el trabajo del área de tesorería y evita errores al momento de realizar transferencias o dispersar pagos
Claro, una vez cargados tus documentos podrás visualizar tu documentación durante todo el proceso.
General
Expenses permite crear múltiples usuarios con diferentes niveles de acceso mediante un sistema de roles personalizados. Puedes asignar permisos según el perfil del usuario, por ejemplo:
Lectura o captura de gastos
Aprobación de facturas o anticipos
Consulta de reportes y tableros BI
Administración de catálogos, usuarios o configuración del sistema
Esto garantiza que cada usuario vea solo lo que necesita según su función, reforzando el control interno y la seguridad operativa.
Sí. Expenses incluye un módulo de gestión de proveedores donde puedes:
Registrar y editar proveedores con datos fiscales y de contacto
Asociar facturas, pagos y anticipos a cada proveedor
Consultar historial de operaciones por proveedor
Filtrar y exportar reportes por proveedor, RFC o tipo de gasto
Este control centralizado te ayuda a mantener un expediente digital completo y actualizado de cada proveedor.
En Expenses, pueden conectarse todos los usuarios que necesites según el plan contratado. Cada usuario accede con sus propias credenciales y con permisos personalizados.
Además, todas las acciones relevantes quedan registradas en un log de actividad, lo que permite saber:
Quién cargó o modificó un documento
Quién aprobó o rechazó un gasto
Qué cambios se hicieron en configuraciones o catálogos
Este registro mejora la transparencia, la trazabilidad y el control interno en todo momento.
Guardamos registro de todos los gastos que se han realizado, no solo eso, guardamos registro de cada movimiento ocurrido de inicio a fin de cada gasto.
Si, contamos con un servicio que se conecta directamente al SAT 100% segura que te ayudará a conocer si tu factura esta vigente.
Validación técnica
No. Expenses es 100% web, por lo que no requiere instalación de ningún programa en los equipos del usuario. Solo necesitas un navegador y conexión a internet. Esto simplifica la implementación y reduce la carga técnica para tu equipo de TI.
Todos los documentos se resguardan en la nube, utilizando infraestructura de alta disponibilidad, cifrado en tránsito y en reposo. Esto garantiza que la información esté segura, siempre disponible y respaldada ante fallos.
Nosotros nos encargamos de todo el mantenimiento de infraestructura, base de datos y software web. No necesitas preocuparte por actualizaciones, parches de seguridad ni respaldos. Esto libera tiempo y recursos para tu equipo técnico.
Únicamente una conexión a internet estable y un navegador actualizado. La gestión de usuarios y permisos se realiza desde el sistema, y cada empresa puede administrar sus propios accesos sin dependencia de nuestro equipo técnico.